«Terug naar teksten

Geschreven voor: JeugdenCo, voor professionals in de jeugdzorg

Rapporteren kan beter en sneller

Download artikel als PDF

BONDIG. HELDER. MINDER

Rapporteren vreet tijd, daar is iedereen in de jeugdzorg het wel over eens. Maar is dat alleen de schuld van het doorgeslagen verantwoordingscircus of pakken we het rapporteren inefficiënt aan? Vijf tips voor minder, kortere en doeltreffender rapportages, bestemd voor zowel managers als hulpverleners.

Sylvia Verhulst

Vraag jeugdzorgmedewerkers hoeveel tijd dat registreren en rapporteren zo ongeveer kost en ze noemen percentages van veertig tot tachtig procent van de werktijd. Gevolgd door een diepe zucht, want vrijwel allemaal ervaren ze het rapporteren als een drukkende last en zelden als ondersteunend bij hun werk. “Maar het moet, hè?”
Als hulpverlener zit je dus, afhankelijk van werksoort en functie, uren achter het bureau voor indicatiebesluiten, intakeverslagen, behandelplannen, verzoeken tot beëindiging van OTS, huisartsenbrieven, contactjournaals en verwijsbrieven. Al of niet gegoten in een format, met een hele reeks verplichte onderdelen. En er komen steeds meer verantwoordingsstukken bij, zoals calamiteitenformulieren.
Veel bureaucratische eisen komen van hogerhand: ministerie, provincie, verzekeraar of inspectie. Maar inmiddels erkennen veel instellingen dat ze zelf ook een hoop rompslomp bedacht hebben. En sommige doen dappere pogingen om de papierwinkel te reduceren en om doelgerichter te rapporteren. Vijf tips op basis van ervaringen* uit de praktijk.

1. Skip wat weg kan

Drie jaar geleden was Gabriël Anthonio, directeur van Jeugdhulp Friesland, zó gefrustreerd over de oplopende bureaucratie, dat hij aankondigde om een aantal regels naast zich neer te leggen. Tot ieders verbazing  kreeg hij van Den Haag groen licht om te laten zien hoe het anders en eenvoudiger kon.
Inmiddels meldt hij trots dat de papierwinkel in zijn organisatie met 25 procent verminderd is. Dat lukte mede door individuele medewerkers te stimuleren om zelf met verbeteringen en versimpelingen te komen van procedures en formulieren. Als je er eens goed naar keek, bleken formulieren vaak veel te uitgebreid doordat verschillende functionarissen er steeds weer onderdelen aan had toegevoegd. Terwijl meestal drie à vier essentiële vragen volstaan, zo blijkt nu. Een blokje met ‘opmerkingen’ geeft mensen altijd nog ruimte om belangrijke zaken te vermelden.  Behandelovereenkomsten en –plannen heeft de Friese instelling nu elkaar geschoven tot één stuk, waarbij bleek dat soms veertig procent van de onderdelen eruit kon.
Jeugdhulp Friesland is maar één voorbeeld. Ook andere instellingen zijn bezig met het opschonen van vragenlijsten en het vereenvoudigen van procedures, formulieren en taalgebruik.

2. Word geen slaaf van een format

Om meer eenheid te brengen in de rapportages en om de hulpverlener houvast te bieden, zijn er steeds meer gestandaardiseerde vragenlijsten en formats gekomen, al of niet digitaal.
Tot op zekere hoogte handig, maar in de praktijk is niet altijd duidelijk hoe je een bepaalde vraag moet interpreteren. Wat bijvoorbeeld in te vullen bij ‘doelstelling’? De een houdt het daar bij een noodzakelijk geachte tussenstap, de ander blijft in het vage met ‘de communicatie tussen moeder en dochter verbeteren’. Over de invulling van de onderdelen moet je het dus onderling eens zijn en het is handig om dat vast te leggen in een duidelijke handleiding, met per item een korte toelichting.
Het klinkt tegenstrijdig, maar een format moet ook een zekere flexibiliteit bieden. “Dit format doodt mijn creativiteit en biedt een schijnhouvast”, klaagde eens een deelnemer tijdens een cursus rapporteren. Begrijpelijk, want het gaat er wel om dat hulpverleners kunnen melden wat zij belangrijk vinden en soms – zeker als een format niet goed in elkaar zit – lukt dat niet. Rapporteren moet geen vreugdeloze, plichtmatige activiteit worden. Het moet mogelijk zijn om het format een beetje naar je eigen hand te zetten. Vragen skippen kan meestal wel, maar het is niet makkelijk om iets toe te voegen.
Het is dan ook slim om formats en andere vragenlijsten geregeld te evalueren en te checken of iedereen er nog mee uit de voeten kan.

3. Onderken dat rapporteren een kunst apart is

Veel professionals worstelen met het schrijven of zijn onzeker over het resultaat. Niet gek, want het is ook lastig. Je schrijft voor verschillende lezers tegelijk, met ieder een ander niveau en behoefte aan informatie: collega’s, ketenpartners, kinderrechters, huisartsen en natuurlijk de ouders en jongeren zelf. Dat vereist inlevingsvermogen en tact.
Ook blijkt het niet mee te vallen om kort en bondig te schrijven. Dat is wel nodig, want artsen en kinderrechters bijvoorbeeld vinden de rapportages vaak veel te lang. Voor bondig schrijven moet je hoofd- en bijzaken kunnen scheiden en goed kunnen formuleren, in een actieve en directe stijl.
Ook het onderbouwen van adviezen vergt taalvaardigheid, net als het vastleggen van mondeling verkregen informatie. Een andere kunst is om feitelijk te schrijven, zonder oordelen, en om feiten, interpretaties en adviezen duidelijk te scheiden. Verder krijgen professionals de opdracht om SMART te formuleren (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Dus niet het hele proces beschrijven, maar concrete doelen en resultaten formuleren. Voor velen lastig.
Toon en de taal zijn ook cruciaal. Ouders en jongeren herkennen zich vaak niet in de rapportages omdat die in de geheimtaal van de hulpverlening geschreven zijn. “Ik lees steeds dat ik ODD heb, maar wat is dat?” Als je wilt dat de cliënten het snappen, is het zaak om jargon zoveel mogelijk te vermijden of die termen goed uit te leggen. En dan hebben we het nog niet over evidente taal- en stijlfouten. Of over veel te lange zinnen.

4. Investeer in schrijfvaardigheid

Managers klagen soms dat hun mensen op schrijfcursus geweest zijn en dat ze het nu nog niet goed doen. Logisch, want voor blijvend resultaat is meer nodig. Taalgebruik – en vooral vakjargon – is vaak diepgeworteld en het vergt geregelde oefening en feedback om het anders te doen. Sommige medewerkers kunnen baat hebben bij een korte individuele schrijfbegeleiding, bijvoorbeeld mensen met een niet-Nederlandse achtergrond.
Structurele aandacht voor taal kan ook door in een schrijfwijzer de eisen vast te leggen die je als instelling stelt aan verschillende tekstsoorten. Zo’n schrijfwijzer kan naast afspraken over de huisstijl aanwijzingen bevatten voor brieven, mails, behandelplannen en andere tekstsoorten. Met veel voorbeelden van ‘niet zó, maar zó’. Die kunnen zowel betrekking hebben op inhoud als op de schrijfstijl. Het mooiste is het als die eisen gezamenlijk worden aangedragen en vastgesteld. Houd elkaar scherp door af en toe in groepjes elkaars teksten te bespreken of laat mensen die zwak in taal zijn een koppel vormen met een collega die er goed in is.
Maar de beste toets is natuurlijk om degenen voor wie en over wie je schrijft, geregeld om commentaar te vragen op inhoud en begrijpelijkheid van de teksten.

5. Doe het rapporteerwerk meteen

Veel gehoord: “Ik stel mijn schrijfwerk uit tot de onvermijdelijke deadline.” Of dit nu komt door tijdnood, onzekerheid of weerzin, een feit is dat uitstellen juist extra tijd kost. Want maak je een verslag meteen na een consult, dan is de informatie nog vers en schrijf je veel makkelijker en sneller. Dit werkt echter alleen als je hier van tevoren tijd voor plant.

Tot slot de verzuchting van een geïnterviewde gedragsdeskundige: “Als ik voortdurend stil zou staan bij alle regels voor rapporteren waar ik aan moet voldoen, zou ik echt ellendig worden. Daar moet je niet te veel aan denken. Ik weet niet of het mag, maar ik laat makkelijk bepaalde regels los.” De directeur uit het begin van dit stuk en deze hulpverlener maken het allebei duidelijk: enige ongehoorzaamheid doet overleven.

*Met dank aan Gabriël Anthonio (Jeugdhulp Friesland), Jan-Hein van Engelen en Daniëlle Oomen (de Rading, Utrecht), Anne-Claire Beernink (de Bascule), JaapJan Boer (BMC Jeugd), John Nabben (Combinatie Jeugdzorg), Jan-Dirk Wildeboer (BJ Rotterdam en Belangenvereniging Medewerkers Jeugzorg) en Kelly de Vries (BJ Limburg).
===============================================
Sylvia Verhulst is journalist en geeft trainingen rapporteren in onder andere de jeugdzorg.