«Terug naar teksten

Geschreven voor: Binnenlands Bestuur

Het moeizame sleutelen aan ambtenarentaal

Download artikel als PDF

Leren overheidsdienaren het dan nooit: lekker kort en duidelijk schrijven, zodat iedereen het snapt? Een verhaal over de aantrekkingskracht van geheimtaal, een cultuur die vage praat in stand houdt en de genezende kracht van een notadokter.

Sylvia Verhulst

Zijn werkkamer is bescheiden voor iemand die een heel ministerie van ondoordringbaar taalgebruik moet genezen. Achter het bureau van notadokter Gert Riphagen hangt een groot vel papier waar in driftige letters een aantal ‘foeiwoorden’ en taalgedrochten staan die hij graag zou uitbannen uit de schrijfsels van ambtenaren. Budgettaire krapte, slagvaardig, doorpakken, beleidsimpuls, benchmarken, handelingsoptie, innovatief: een dikke streep erdoor!
Al bijna twee jaar is Gert Riphagen bij Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) speciaal belast met het bevorderen van helder taalgebruik. Op verzoek helpt hij ambtenaren bij het schrijven van brieven en nota’s. Cruciale stukken, zoals de jaarlijkse beleidsagenda bij de begroting, verlaten het pand niet zonder dat Riphagen er met zijn rode pen langsgegaan is, als hij ze al niet helemaal herschreven heeft.
Vinden ambtenaren hem geen irritante betweter? Riphagen: “Ze zeggen het in ieder geval niet tegen me. Maar als je laat merken dat je hun inhoudelijke dilemma’s begrijpt, kun je heel veel van je kritiek goed kwijt.” Wat scheelt is dat hij, na vijftien jaar journalistiek, ook tien jaar als woordvoerder en voorlichter bij VWS werkte. Zijn inhoudelijke kennis helpt hem bij zijn geloofwaardigheid als taaladviseur, weet hij.

Wartaal
De functie van notadokter is nog steeds uniek in Den Haag; geen enkel ander ministerie kent zo’n functionaris. Natuurlijk, elke overheid stuurt op gezette tijden zijn werknemers op taalcursus of voert eens een campagne om helder taalgebruik te stimuleren. Maar die initiatieven verzanden meestal na een tijdje, is de indruk van Riphagen. Een notadokter-in-vaste-dienst heeft als voordeel dat die kan stimuleren dat er permanent en op alle niveaus in de organisatie aandacht is voor goed geschreven teksten. Hij ziet zichzelf dan ook als iemand die probeert de cultuur bij VWS rijp te maken voor klare taal. Dat doet hij met lunchbijeenkomsten voor directies, taalspelletjes, dictees en verkiezingen voor de beste kamerbrieven en burgerbrieven van het jaar.
Ook verspreidt Riphagen taaladviezen voor zijn collega’s via het interne net. Deze columns zijn onlangs gebundeld in een felgeel boekje; met enige zelfspot gaf hij het de titel De notadokter is gek!  In de bundel komt alles aan bod wat ambtenarentaal vaak tot wartaal maakt. Het veelvuldige gebruik van de lijdende vorm bijvoorbeeld, waardoor zinnen saai en slecht leesbaar worden. En, wat erger is: waardoor onduidelijk blijft wie iets doet. Waarom schrijven: “Aan alle zuigelingen worden deze vaccinaties aangeboden”, als je ook kunt zeggen: “De GGD’s bieden alle zuigelingen vaccinaties aan.” Maar ook zinnen die zo lang zijn dat je erin verdwaalt, stopwoorden, ingewijdenjargon, vreemde woorden, afkortingen, vermijd ze waar het kan, bepleit Riphagen.
Vooral jargon en eufemismen zijn hardnekkig. De notadokter: “Men schrijft zoals men tegen collega’s praat. Ik voer hier echt oorlogen over ‘het neerwaarts bijstellen van het budget’ wanneer je bedoelt dat er volgend jaar minder geld is. Wat zou het prachtig zijn als we budgettaire middelen weer geld noemen!”

De achtendertigste versie
Riphagen adviseert de schrijvers van ambtelijke nota’s bijvoorbeeld om te beginnen met een samenvatting van wat gaat komen. “Voor mensen die weinig tijd hebben en veel moeten lezen zoals bewindslieden, topambtenaren, Kamerleden en journalisten is dat van groot belang.Maar vooral vindt hij dat ambtenaren korter en bondiger moeten schrijven. “Wij willen alles uitleggen. Niet doen. Een voordeel van korter schrijven is bovendien dat je dan scherper gaat bekijken wat eigenlijk de boodschap is.”
Beknopte teksten produceren kost niet minder, maar meer tijd, dat weet ieder die met dat bijltje hakt. Maar als Riphagen mensen aanraadt om meer tijd uit te trekken voor het schrijfproces, krijgt hij vaak het verweer dat de tijd daarvoor ontbreekt. “Terwijl ik hier af en toe brieven tegenkom in de achtendertigste versie. Dan kan tijdgebrek toch geen factor zijn!“ Waar tijdwinst mee te behalen valt, is van tevoren beter nadenken over de inhoud van de boodschap, meent de notadokter.
Een andere wijdverbreide gewoonte die Riphagen probeert uit te bannen is die om voorgaande nota’s over te schrijven: “Men knipt en plakt tekst uit oude stukken; zo stapel je slechte tekst op slechte tekst. Niet doen.” Zelf heeft hij de indruk dat zijn tips meer en meer ingang vinden binnen VWS.
Ambtenaren zelf zijn zich maar al te bewust van de beperkingen van hun schrijfstijl. Of die van hun collega’s. Dit blijkt in ieder geval uit de reacties op de stelling die vorige week op de site van Binnenlands Bestuur stond: ‘Een schrijfcursus voor ambtenaren is geen overbodige luxe.’ Van de 56 mensen die reageerden waren 53 het daarmee eens. Het commentaar dat men meestuurde loog er ook niet om. Eric Seugling van de gemeente Zaandam schrijft: “Soms worden problemen zo vreselijk omslachtig en moeilijk beschreven dat het zelfs voor een communicatieadviseur niet meer te ontrafelen is.”

Ludieke acties
Toch is het vreemd. Hele generaties ambtenaren zijn inmiddels al op schrijfcursus geweest, elke zichzelf respecterende overheidsdienst heeft een afdeling communicatie en dan hebben we het nog niet over de talloze ludieke campagnes met taalbekers, taaljokers, taalpaspoorten en cursussen ‘sexy schrijven’ die veel gemeenten al achter de rug hebben. Maar nog steeds wordt er geklaagd over het onnodig ingewikkelde taalgebruik bij de overheid. Zijn ambtenaren en politici zo hardleers of is er iets anders aan de hand? Zijn er misschien mechanismen in onze bestuurscultuur die vage praat instandhouden?
Iemand die zich al tientallen jaren beijvert voor klare schrijftaal bij de overheid is Jan Renkema, vooral bekend als de auteur van de Schrijfwijzer. Al in 1975 herschreef hij in opdracht van kamervoorzitter Anne Vondeling de troonrede. Hij ontdeed hem van clichés, eufemismen en nodeloze gewichtigheid. Die herschreven troonrede werkte als een eye-opener en sindsdien stelden overheden voorlichtingsambtenaren aan en brak het besef door dat ook nota’s en rapporten aantrekkelijker geschreven konden worden.
Maar Renkema, momenteel hoogleraar aan de Universiteit van Tilburg, weet dat de klachten over de taal van ambtenaren er sinds de jaren zeventig niet minder op geworden zijn. “Toch hebben al die activiteiten voor beter taalgebruik wel zin, want als je er niets aan doet, dan wordt het steeds erger. Hiermee kun je het nog wat indammen.”
Waarom is het onleesbare proza van ambtenaren zo hardnekkig? Renkema: “Ambtenaren en andere deskundigen die gaan schrijven vergeten vaak de helft van de communicatie, namelijk de lezer. Schrijven is cognitief al zo moeilijk, dat men er bijna niet in slaagt om ook nog de lezer in het vizier te houden, zeker als de inhoud ingewikkeld is. Je moet er dus voor zorgen dat mensen door het beeldscherm heen steeds zien voor wie ze schrijven. Ambtenaren vragen zelden achteraf aan de lezers: wat vindt u van mijn teksten? Dat zouden ze vaker moeten doen. Een kok die iets serveert vraagt toch ook aan zijn klanten: heeft u lekker gegeten?”
Lezers die reageerden op de stelling van de week, bevestigen dit: “Ambtenaren blijven vaak verstrikt in hun eigen wereld en vaktaal” en: “Het ontbreekt ambtenaren die schriftelijk contact met burgers onderhouden aan inlevingsvermogen.”

Risicomijdende cultuur
Maar er speelt nog iets anders mee waardoor er nog te weinig geïnvesteerd wordt in betere schriftelijke communicatie, weet Renkema: het ontbreken van een economische impuls. “De overheid heeft geen concurrentie. Als Philips een onduidelijke gebruiksaanwijzing schrijft voor zijn apparaten, kost dat klanten, maar de overheid heeft een monopoliepositie.” Hij denkt dan ook dat het geen toeval is dat de Belastingdienst – de enige overheidsdienst die geld moet zien te innen – ver voorop loopt in de aanpak van communicatie met zijn ‘klanten’. Zelf was hij jarenlang adviseur bij de Belastingdienst op dit terrein. In het boekje Taal mag geen belasting zijn werkte hij een analysemodel uit voor tekstkwaliteit; een model dat trouwens ook opgenomen is in de ‘rode’ versie van zijn Schrijfwijzer.
Zodra een overheid verzelfstandigt, zie je dat opeens het taalgebruik stukken leesbaarder kan, is ook de ervaring van taaltrainer Peter Zuijdgeest. Kijk maar naar de KPN en NS. Zuijdgeest gaf al bij 56 gemeenten en nog een stel andere overheidsinstellingen cursussen aantrekkelijk schrijven. Hij begrijpt best waarom ambtenaren de neiging hebben om juridische, ambtelijke taal te gebruiken. De belangstelling voor mazen in de wet is nu eenmaal groot en de ambtelijke cultuur is risicomijdend: men dekt zich in voor de bestuursrechter. Toch probeert hij zijn cursisten te leren om wetten en verordeningen in gewonemensentaal te vertalen.
Dat politiek getinte stukken zoals beleidsplannen vaak wollig en weinig concreet zijn, daar heeft Zuijdgeest wel begrip voor: “Politici houden nu eenmaal graag beleidsruimte en als alles er heel duidelijk staat, hebben ze die ruimte niet meer. Dat kan niet anders.” Waar het in zijn ogen misgaat, is dat ook de meer informatieve teksten voor burgers besmet worden met die voorzichtigheid: “De overheid heeft er nog te weinig oog voor in welke teksten die vaagheid niet nodig is.”
Tussen de reacties van lezers op de eerdergenoemde stelling zaten cynische opmerkingen van ambtenaren die toch echt hun best gedaan hebben, al of niet na een cursus. Beleidsadviseur Hans Rutten bijvoorbeeld verwacht dat een er niet veel zal veranderen aan de ondoorzichtige schrijfstijl van ambtenaren: “…omdat ik er stellig van overtuigd ben dat overheidsdienaren niet geacht worden helderheid te scheppen.”
Kort en bondig schrijven wordt ook niet altijd beloond, is de ervaring van Raimond van der Zee, beleidsambtenaar in Oss: “College en raad zijn pas tevreden als er een dikke nota ligt. Laatst kregen wij als reactie op een evaluatierapport van de raad te horen dat die te kort was. Moesten we met regelafstand, marges, lettertype en bullits aan de gang om het verhaal over meer A4-tjes uit te smeren. Toen pas was men tevreden.”
Milieumedewerker Prakken vindt het best, zo’n taaltraining, “maar dan ook de afdelingshoofden en gemeentesecretaris op cursus, want die blokkeren vaak wat men in de cursus heeft geleerd.”

‘Lees goede literatuur’
Deze reacties ondersteunen wat Renkema en Riphagen beiden als de belangrijkste voorwaarde zien voor een verandering ten goede: dat aandacht voor helder taalgebruik gedragen wordt door de hele organisatie, om te beginnen door de top. Die aandacht moet permanent en structureel zijn, anders hebben cursussen, taaldokters, incidentele taalcampagnes en boekjes met slimme taaladviezen geen enkel nut.
Hoe die permanente taalzorg eruit zou moeten zien? Renkema: “Die moet je organisatorisch verzilveren. Besteed minstens een of twee procent van het budget daaraan. Benut de taalvaardigheid van collega’s. In elke organisatie lopen mensen rond met taalgevoel. Schakel ze in om commentaar te geven op stukken en hun kennis over te brengen. Vorm groepjes van mensen die elke maand elkaars teksten bespreken. Maar erken ook dat niet iedereen kan schrijven.”
Verder is het van belang om van tevoren vast te stellen wie waarover mag beslissen en wat je doet als je het niet eens wordt. En laat teksten vooraf lezen door de doelgroep.
Het blijft lastig om over teksten te oordelen, erkent Renkema: “want we hebben geen taal om over taal te praten.” Toch is daar wel iets aan te doen, bijvoorbeeld met het eerder genoemde analysemodel dat hij ontwikkelde. “Dat is door iedereen te gebruiken. Je moet er even voor gaan zitten, maar als je ambtenaar kunt worden, kun je dat ook.”
De adviezen van Riphagen sluiten hier aardig bij aan. Meer tijd uittrekken voor het schrijfproces en van tevoren beter nadenken over de inhoud van nota’s, vindt hij. “Soms schrijven vijf of tien mensen voor zichzelf een stuk en één persoon plakt dat dan aan elkaar. Ik adviseer mensen om eerst de rode draad en de structuur vast te stellen en dan pas te gaan schrijven.” De missie van een notadokter kan alleen slagen als deze geen roepende in de woestijn is, weet hij. Dus moet ook de ambtelijke en politieke leiding vaagheid in stukken afzweren.
Tenslotte moeten ook ambtenaren er zelf eer in scheppen om mooi, helder proza te schrijven, vindt Riphagen. Maar hoe stimuleer je mensen tot creatief taalgebruik, is dat wel te leren? De notadokter meent van wel. “Lees goede literatuur. Minstens een half uur per dag”, is zijn recept.
Het is een overdaad aan tips die Riphagen zo opgedist heeft. Maar aan het eind van het gesprek, we zijn al bij de deur, schiet hem nog één belangrijk advies te binnen: “Wat ambtenaren ook nodig hebben is moed. Ze moeten dapper zijn en opschrijven wat ze vinden en niet bij voorbaat denken: laat ik dat maar niet doen. Dat licht breekt gelukkig door.”

Gert Riphagen, De notadokter is gek! Uitgave van ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
Jan Renkema, Taal mag geen belasting zijn. Een onderzoek-in-burger naar brieven van ambtenaren. ‘s-Gravenhage: Sdu. 1994. ISBN 90-12-06720-0